Die stumme Retro - ein Erfahrungsbericht (von Ralph Glätsch)

 

Zwischen Interesse und Zweifeln

 

Kürzlich habe ich einen Artikel über einem Workshop gelesen, bei welchem nicht gesprochen wurde. Wow, dachte ich mir, das könnte ich auch in einer Retrospektive mit einem Team machen. Bloß waren gleich nach der Idee, gleich Zweifel da:

  • Kann ich das alleine schaffen (im Artikel hatte der Moderator zwei Unterstützer)?
  • Wenn man nicht sprechen darf, muss man umsomehr schreiben. Und man sagt mir oft, dass ich mit meiner Handschrift auch Arzt sein könnte.
  • Die Teilnehmer meiner Retros sind Techniker. Und die laufen weg, wenn ich sie bitte etwas zu malen.
  • Passt das Format zu den Themen des Teams? Brigt es das Team weiter? Mir würde es Spaß machen, aber es soll ja nicht mir gefallen, sondern dem Team helfen.

Doch ich bekam mich genügend selbst motiviert, um nicht der Prokrastination zu verfallen und begann mit der Vorbereitung.

Bei jeder guten Retro, steht das Ziel im Vordergrund: was möchte ich erreichen und vermitteln? Das Team hat schwerwiegende und einschneidende Umstellungen hinter sich. Es ist zudem bekannt, dass noch weitere große Umstellungen auf sie zukommen. Daher ist es wichtig, dass die schwerwiegendsten Probleme identifiziert werden und anschließend ein Vorschlag erarbeitet wird, um diesen als Team entgegen zu treten. Meine Vorstellung für die Agenda der Retrospektive, war folgende:

  1. Intro und Einstieg in das Meeting.
  2. Sammeln der Probleme
  3. Priorisieren der Themen
  4. Etwas mehr Informationen zu dem Thema mit der höchsten Priorität
  5. Lösung für das Thema erarbeiten
  6. Wenn noch Zeit, zurück Punkt 4.
  7. Abschluss und Feedback der Teilnehmer

 

Vorbereitung ist wichtig

 

Normalerweise navigiere ich souverän als Moderator durch die verschiedenen Schritte. Da das „Motto“ der Retrospektive „Retro mit Ralph, aber ohne Worte“ ist, bedeutet es auch für mich als Moderator, ohne Worte auszukommen. Kein Problem? Tja, es gibt leider keine Möglichkeit. zwischendurch Fragen zu klären oder fehlende Informationen nachzureichen. Für mich hat es bedeutet jeden Schritt so vorzubereiten, dass die Arbeitsanweisungen und das Ziel für jeden Schritt ohne Wort klar und verständlich sind.

Daher habe ich folgende Flipcharts zur Erklärung vorbereitet:

 


Und dann ging es auch schon los. Hier die Schritte im Einzelnen:

 

Los geht´s!

 

Die Teilnehmer sind tröpfchenweise in den Raum gekommen. Ich habe jeden in gleicher Weise begrüßt. Mit dem Zeichen für schweigen (Zeigefinger auf den Lippen) und einer Geste in Richtung der Leinwand.

Als sich alle Teilnehmer im Raum versammelt haben wurde ich erstmal skeptisch und ungläubig beobachtet. Nach einigen Momenten zeigte ich ihnen die Regeln für das Meeting mit einem weiteren Bild und pantomimischer Unterstützung:

Kurz gesagt: Wenn die Musik läuft, darf gemalt werden. Wenn Musik stoppt, Augen auf den Moderator.

Für den nächsten Schritt zum Ankommen im Meeting wählte ich das Format Mood‑O‑Meter. Dabei malt jeder auf ein Post-it, wie die letzten zwei Wochen für ihn gewesen sind, aufgeteilt in 4 Kategorien:

  • Persönlich
  • Arbeit - Was getan wurde
  • Team
  • Prozess - Wie es getan wurde

Für mich ist es ein Heimspiel. Ich verwende dieses Format in jeder Retro mit dem Team, um Veränderungen über die Zeit besser zu beobachten. Das Ergebnis sah wie folgt aus:

Nach dieser Übung wusste jeder Teilnehmer wie der Hase läuft und fühlte sich mit der Situation wohl, dass die Retro ohne Worte sein wird. Die Schritte 2 - 6 liefen wie vorhergesehen ab.
Als Hilfe für das Zusammenführen der Ideen, habe ich Stifte und A4 Blätter auf dem Tisch verteilt mit dem Wort „Kommunikationshilfe“ als Überschrift.

Richtig interessant wurde es, als wir zum siebten Schritt kamen, dem Feedback der Teilnehmer.

Hierzu habe ich eine Frage an das Whiteboard geschrieben:

„Was ist anders gewesen, so zu arbeiten?“

 

Anschließend bat ich die Teilnehmer, ihre Augen zu schließen solange die Musik läuft und über die Frage nachzudenken. Nach zwei Minuten stoppte ich die Musik, lies die Teilnehmer ihre Antworten auf das Whiteboard schreiben und die Antworten ihrer Kollegen in Ruhe zu lesen. Es herrschte eine wohlige Stille, jeder war entspannt und mit sich und dem Ergebnis zufrieden. Nach einer weiteren Pause durchbrach ich die Zeit des Schweigens mit ein paar abschließenden Worten.

 

Das Feedback der Teilnehmer im Anschluss war mehr als überwältigend (im positiven Sinne).

 

Mein Fazit aus diesem Versuch

  • Durch das Wegfallen der akustischen Kommunikation ergeben sich mehrere Vorteile
  • Nur die wichtigsten Punkte werden angesprochen...nein: aufgemalt
  • Ein klarer Fokus auf den Moment, jeder ist voll und ganz präsent
  • Man hat viel Ruhe und Zeit zum Denken
  • Die Kommunikation ist wertfrei
  • Es wird klar, dass die verbale Kommunikation nicht immer gebraucht wird

 

Werde ich es wieder machen? – Auf jeden Fall! Es ist viel Vorbereitung, es ist aber jede Mühe wert.

Die Teilnehmer haben gefühlt in gleicher Zeit bessere Ergebnisse erarbeitet.

In diesem Sinne! Probiert es einfach selbst aus und teilt gerne eure Erfahrungen.

 


Diese interessante Erfahrung teilt mit uns:

Ralph  Glätsch

Agile Coach

"Agile ist für mich kein Managementprozess für Projekte.

Es ist viel mehr gesunder Menschenverstand. Und das gemeinsame Arbeiten an einem Ziel.

Was ich euch mitgeben möchte: Wer handelt, der handelt."

 

Wir danken Dir für die spannenden Einblicke in Deine Arbeit

und den wunderbaren Blog-Artikel!

Das Team von Storylines

Danke für das Foto "Silent" für den Header geht an Kristina Flour

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